各二级学院、部、处室、中心：

为进一步规范机要文件流转程序，提高文件办理效率，确保国家秘密和工作秘密的绝对安全，防止泄密事件发生，现将机要文件管理有关事项通知如下：

一、机要文件管理基本规范

1.机要文件是上级党政部门通过机要渠道下发的各类文件、电报、刊物、资料等，党政办公室是学校机要文件的归口管理部门，统一负责机要文件的签收、传递、办理、保管、传阅、归档及销毁等工作。机要文件的收发须严格履行清点、编号、登记及签收手续，确保手续完备、账目清晰。

2.严格按规定范围阅办文件，严禁擅自扩大知悉范围，严禁向规定以外的人员泄露文件内容。

3.机要文件须在阅秘室内阅读，严禁外传。确需借阅的，应按规定程序办理借阅手续。

4.机要文件传阅由党政办公室安排专人负责，严禁横传、滞留过夜。任何人员不得私自留存机要文件，严禁将机要文件、资料带离办公场所。

二、机要文件阅读管理

为提高机要文件传阅效率，防止文件在流转过程中积压或遗失，确保机要文件全程可控、可查，所有需传阅的机要文件统一安排在阅秘室进行阅读。

（一）集中阅读地点

请相关人员前往阅秘室（蟠龙校区图书馆三楼319室）阅读文件。阅秘室实行封闭管理，严禁将机要文件带出阅秘室。非阅文人员不得随意进入。

（二）阅读时效要求

党政办公室将根据文件缓急程度，统筹安排阅文事宜。请相关人员接到阅文通知后，合理规划时间，按时前往阅秘室完成阅读。若需延长阅读时间、对文件有办理意见，或超过合理阅文时间未阅毕的，须将文件先行归还，下次借阅时按规定流程办理。

（三）登记与交接

阅文及文件借阅过程中，严格执行“双登记”管理制度，具体要求如下：

1.进室登记：所有进入阅秘室的人员，须在《阅秘室出入登记簿》上如实签名，明确填写进入事由及进出具体时间，确保登记信息完整。

2.文件登记：借阅文件时，须在《文件借阅登记簿》上完整、准确填写收文编号、借阅时间、借阅部门、借阅人等关键信息；文件阅毕归还时，工作人员须仔细核对文件页数、附件是否齐全、无损坏，确认无误后，双方签字确认销账，确保文件流转可追溯。

（四）阅文行为规范

为确保文件安全和保密，阅文期间严禁将手机携带至阅文座位，严禁使用手机对文件进行拍照、扫描，严禁擅自复印文件，杜绝任何形式的泄密行为。

三、机要文件承办管理

为防止机要文件在起草、阅处、承办环节发生泄密，所有机要文件的相关操作必须在阅秘室内的计算机上完成，具体要求如下：

（一）机要文件处理

1.所有机要文件（包括国家秘密文件、工作秘密及内部文件）的阅处、承办、起草、修改、编辑、印制等工作，须在阅秘室指定的计算机及配套设备上进行。

2.严禁将机要文件带出阅秘室；严禁在个人办公电脑、笔记本电脑或连接互联网的计算机上处理机要文件；严禁使用非涉密打印机、复印机、多功能一体机打印、复印或扫描机要文件。

3.严禁通过微信、QQ、电子邮件等互联网渠道传输或发布机要文件。

（二）设备使用要求

1.专机专用：阅秘室内专用计算机及相关设备（打印机、刻录）实行“专人管理、专机专用”，严禁挪作他用。

2.介质管理：严禁将个人移动存储介质（U盘、移动硬盘、光盘、存储卡）接入专用计算机。确需数据交换的，必须使用经保密部门批准、统一编号、注册备案的专用涉密移动存储介质，并在管理人员监督下进行“一对一”单向导入或导出操作。涉密移动存储介质须单独登记台账，标明密级、编号、责任人，不得与非涉密介质混用、混放。

3.输出管理：机要文件的阅处资料打印、复印、刻录，必须在阅秘室内的专用计算机及相关设备上进行。

4.维修管理：专用计算机、打印机等设备出现故障需维修时，须由党政办公室指派专人在场监督。确需外送维修的，须提前拆除硬盘、内存条等存储部件，并妥善保管。

5.报废销毁：设备、移动存储介质的报废，必须严格按照涉密载体销毁管理规定，送交保密部门指定的销毁机构统一销毁，严禁擅自丢弃、出售或作为废旧物品处理。

（三）阅处承办要求

1.现场办理：收到机要文件后，承办人员应在阅秘室内完成文件阅看、阅处意见及处理结果签署、文稿修改、起草等全流程工作，不得将机要文件内容带出阅秘室口述、转述或凭记忆整理。

2.过程管理：机要文件的起草、修改过程中，所有过程稿、草稿、修改痕迹材料，必须存储在计算机指定部门目录下，或及时在打印机旁的碎纸机中销毁，严禁随意丢弃、堆放。

3.清桌要求：阅文或承办完毕后，须清理桌面，确保所有文件、资料归位，专用计算机须及时关机或锁屏。

四、监督与问责

1.各二级单位党政负责人作为本单位保密工作第一责任人，负责督促本单位人员自觉遵守阅秘室使用及保密相关规定。

2.党政办公室根据保密法律法规及相关规定，负责做好机要文件的日常管理工作。

3.各单位和个人要高度重视保密工作，严格遵守保密规定，如因故意或过失造成泄密事件的，依法依规严肃追究当事人及相关领导责任；构成犯罪的，移送司法机关依法处理。

特此通知。

                                                                                             

                                                                                                               中共陕西机电职业技术学院委员会

                                                                                                                          2026年3月25日