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规章制度
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加强学校发文、收文管理的规定
作者: 日期:2006-05-10

学校的公文,是学校在办学过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是进行教学和管理的重要工具和手段。为此,必须进一步加强学校公文的管理,使学校公文处理做到及时、准确、安全、保密,以提高工作质量。根据陕信办发[2001]357号,结合我校具体情况,做出以下规定:

(一)、发文管理

发文拟制(要求统一使用学校公文拟稿文头纸)后,须经本部门负责人签字,送办公室审核。办公室审核签字后,送校领导签发。以校党委名义制发的文件,由校党委书记签发。以学校名义制发的上行文,由校长签发;以学校名义制发的下行文或平行文,由校长或主管副校长签发。以陕西电子工业职工大学名义制发的文件,由陕西电子工业职工大学常务副校长签发。以校工会和校团委名义制发的文件,经请示主管领导后,由负责人签发。

发文“谁签发,谁负责”。一经签发,即成定稿。如还需修改时,必须经签发领导同意,方可修改,并再经领导审核后付印。

发文印制前,应对印制的初稿进行校对,实行“谁拟稿,谁校对;谁校对,谁负责”的原则,并由办公室专职人员负责复核,编制发文字号、用印、归档。发文复核重点是:审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核不符合规定的应予以纠正,方可印制。

正式文件发文字号统一规定:发文字号包括学校代字、年份、序号。上行文是学校代字后加“字”;平行文和下行文是学校代字、单位代字后加“发”。学校的代字为“陕电校”,校党委的代字为“陕电校党”,校工会的代字为“陕电校工”,校团委的代字为“陕电校团”,陕西电子工业职工大学的代字为“陕电职大”。学校各单位的代字为:办公室为“办”,财务科为“财”,教务科为“教”,教育研究室为“研”,实训中心为“实”,学生科为“学”,后勤服务中心为“后”,职称工作领导小组为“职”。为便于与上级业务部门对口联系,可根据单位工作需要设置代字。便函发文字号包括学校代字、单位代字加“函”字、年份、序号。发文序号按时间顺序使用流水号。

发文要按规定的份数印发。上行文的份数要按上级的要求印发报送,没有特殊规定或要求的,通常给主报上级单位报送2份,并抄报省信息产业厅2份。平行文按主送单位所需要的份数印发,没有特殊规定或要求的,通常给主送单位发送2份,并抄报省信息产业厅2份。下行文按每单位一份印发。发文附件材料按照上行文、平行文、下行文的份数配套备齐。按归档要求,发文(包括便函、白头文)办理完毕后,将2份正式文件和有领导签发的底稿一起存档,如有附件材料,要求将2份附件材料也要存档;如是批复文件,将被批复的请示文件存底稿内。各部门上报的各类统计报表、签订的合同、协议书等均应存档2份。

发文用印按《陕西省电子工业学校印章管理和使用规定》执行。

拟制发文所用纸张必须是公文用纸,纸张左边留有装订线;拟制、修改和签批文件时,应使用碳素墨水或蓝黑墨水,字迹材料必须符合存档要求。

(二)、收文管理

学校收到的所有公文(包括:参加会议、出国带回的文件、材料),都要送交办公室文书处理人员统一办理。首先对来文进行签收、查点份数;按党委文件、政府文件、一般收文和会议通知分类登记;送办公室主任审核、提出拟办意见;送校领导批示或者交有关部门办理。

文件办理过程中,涉及到的相关单位负责人应在《外来文件传阅登记簿》上签字,传阅后由文书处理人员予以注销。文件办理完毕后,承办人应在文件上注明办理情况、日期。各单位应当根据《档案法》及学校的档案管理办法,对办理完毕的公文进行整理,并及时交档案室归档。个人不得保存应归档的文件。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定向办公室文书处理人员移交、清退。工作人员如果发生丢失文件情况,应及时通知办公室文书处理人员办理丢失文件登记手续。如果丢失标有密级的文件,应同时报告学校保密委员会办公室。

(三)、文件的销毁

办公室文书处理部门对不具备归档和存查价值的文件,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。销毁秘密文件应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密文件应当进行登记。各部门不得擅自处置文件。

按照保密规定,对不具备保存价值的各类报表、秘密资料、内部资料、内部刊物等,也要由办公室文书处理部门统一销毁。

各单位要严格执行国家保密法规,加强文件的管理,更好地发挥公文的作用。

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